Wielu osobom wydaje się to takie proste – wystarczy zawiadomić dziennikarzy i już, mamy konferencję.  Ech, żeby to naprawdę było takie oczywiste, nikt by nie potrzebował PR-owców. 😉  Dlatego prześledzimy dziś po kolei wszystkie kroki niezbędne do tego, by konferencja prasowa była efektywna dla obu stron. Zapraszam!

Oczywiście, znowu kluczowy jest temat – o tym, jakie tematy interesują media, pisałam już tutaj: https://mierzynskamarketing.wordpress.com/2017/02/12/jak-zainteresowac-media-czyli-podstawy-pr-u-w-pigulce/

1. Jeśli temat jest już określony, zastanów się, kto ma wystąpić na konferencji: Ty czy ktoś inny? Poza wyjątkowymi sytuacjami nie polecam konferencji, podczas której przed dziennikarzami stoi tylko jedna osoba – wygląda to nie najlepiej. Samotność lidera jest co prawda znana w psychologii, ale to nie powód, by ją podkreślać podczas spotkania z mediami. 😉 2-3 osoby to dobry układ. Jeśli trzeba, jeśli ma to sens – może być ich więcej. Nie wszyscy muszą zabierać głos – czasem chodzi o naoczne pokazanie, że daną sprawa zajmuje się spora grupa ludzi. Np. akcję zbiórki podpisów powinna firmować grupa, a nie jeden człowiek – ktoś przecież te podpisy będzie musiał zbierać. 😉

2. Przygotuj, co będziecie mówić. Ale nie ucz się tego na pamięć!!! Podczas konferencji mów od siebie, autentycznie, prawdziwie – to naprawdę widać, czy ktoś mówi szczerze, czy powtarza z pamięci wyuczony tekst (który na dodatek z powodu stresu łatwo zapomnieć). Przygotuj sobie w punktach, co jest najważniejsze i o czym musisz powiedzieć. Wypisz na kartce – dużymi literami – kluczowe nazwiska, miejsca, terminy. Zdarza się, że podczas konferencji ludzie zapominają nazwisko swego najbliższego współpracownika, dlatego nawet to warto sobie zapisać. Z kartką możesz wyjść na konferencję, możesz sobie nią pomagać – jest tylko dla Ciebie i tylko Ty powinieneś móc odczytać swoje notatki, nie pokazuj jej mediom. 😉

Podzielcie się rolami z innymi uczestnikami konferencji – ustalcie mniej więcej, o czym kto będzie mówił. Na konferencji jednak, jeśli ktoś zapomni o ważnej informacji, dopowiedzcie ją niezależnie od wcześniejszych ustaleń.

3. Znajdź miejsce na konferencję. Podejdź do tego poważnie zwłaszcza, gdy liczysz na telewizje i fotoreporterów. Konferencja nie musi odbywać się w sali ze stołem, krzesłami i ścianką reklamową w tle. Czasem warto wyjść na podwórko, znaleźć fajne miejsce w przestrzeni publicznej (to dobra opcja, gdy zapowiadasz zbiórkę podpisów w terenie). Czasem – zaprosić media do miejsca kojarzącego się z tematem konferencji. Można stać przed konkretnym budynkiem, można znaleźć miejsce w środku, można spotkać się w parku, na parkingu – tam, gdzie to ma sens z perspektywy informacji przekazywanej podczas spotkania.  Przekaz powinien być spójny, a obrazek (miejsce spotkania będzie tworzyło ten obrazek) powinien być dopełnieniem tego, co mówisz. Jednocześnie do miejsca Twojej konferencji musi być łatwo dotrzeć – nie rób jej tam, gdzie nie kursuje komunikacja miejska lub trzeba jechać pół godziny autobusem.

Opcja: sala konferencyjna to opcja najnudniejsza, choć czasem jedyna możliwa. Wtedy zatroszcz się, by coś na tej sali kojarzyło się z tym, o czym mówisz. Ścianka reklamowa w tle to minimum. Czasem warto pokazać jakiś plakat, ułożyć na stole ulotki albo karty do zbierania podpisów. Czasem warto przygotować jeszcze jakieś elementy scenografii – muszą dobrze wyglądać i nie przytłaczać mówców. Postaraj się po prostu, by było ciekawie. Z drugiej strony – nie przesadzaj ze scenografią, żeby nie przyćmiła tego, co zamierzacie powiedzieć. Zespoły taneczne czy wokalne prezentujące swój program to nie jest najlepszy pomysł na briefing prasowy. 😉

Pamiętaj: źle wyglądają w telewizji i na zdjęciach stoły zastawione jedzeniem i napojami (nawet jeśli w ten sposób gościsz dziennikarzy) – chyba że opowiadasz o kulinariach, wtedy jak najbardziej. J Poza tym wyjątkiem nie stawiaj na stołach jedzenia, a butelki z wodą (jeśli są potrzebne) przesuń na bok, żeby nie zasłaniały głównych mówców.

4. Dokładnie obejrzyj też tło, na jakim będą stali uczestnicy konferencji. Ono będzie stale widoczne, we wszystkich nagraniach. Powinno być ładne, sensowne (powiązane z tematem konferencji) – albo po prostu neutralne. W tle jest ściana? Ok, ale jak ona wygląda? Spróbuj popatrzeć na tło jak operator kamery lub fotograf – sprawdź, czy za głową mówcy nie widać jakichś niekorzystnych elementów (rura, jakieś elementy infrastruktury technicznej, kiepsko wypadają też… rogi, nawet na wiszącym w tle obrazie. 😉 ). To wszystko będzie potem na zdjęciach, a nie ma nic gorszego niż rura „wystająca z głowy” głównego bohatera spotkania…

Jeśli organizujesz briefing prasowy na stojąco, przyda się prosta mównica – dziennikarze mogą postawić na niej mikrofony i dyktafony. Jeśli jej nie masz, poradzą sobie bez tego, ale będą potrzebowali sporo miejsca wokół uczestników briefingu – będą stali tuż przy nich, trzymając mikrofony w rękach.

5. Określ czas konferencji. Najlepsze terminy na takie spotkania wszędzie poza Warszawą to dni robocze i godziny pracy, ale nieco skrócone – rekomenduję godziny między 10-tą a 15-tą. Pamiętaj, że praca dziennikarza na Twoim spotkaniu dopiero się zaczyna, potem musi przygotować z niej materiał, czasem jeszcze z kimś porozmawiać, coś nagrać. Oczywiście, jeśli termin konferencji jest z góry znany ze względu np. na przyjazd ważnego gościa, czy początek wydarzenia, o którym mówisz – robisz konferencję właśnie wtedy. Ale jeśli możesz, dopasuj się do wskazanych wyżej wytycznych. Dziennikarz też człowiek i chce mieć trochę wolnego. Najgorsze pory na spotkania z mediami to weekendowe wieczory – nie polecam.

W Warszawie sytuacja wygląda trochę inaczej, tam zdarzają się konferencje i o godz. 5 rano, i o godz. 23 wieczorem w sobotę – jeśli dotyczą spraw pilnych, strategicznych, kluczowych, które nie mogą zaczekać albo co do których same media domagają się natychmiastowych informacji.  W przypadku wszystkich pozostałych kwestii nadal najlepszym rozwiązaniem są dni robocze i godziny pracy.

6. Zaproś media. O researchu dziennikarzy pisałam już w tekście o tworzeniu komunikatu prasowego – wszystkie uwagi są aktualne także przy zapraszaniu mediów na konferencję: https://mierzynskamarketing.wordpress.com/2017/02/12/jak-zainteresowac-media-czyli-podstawy-pr-u-w-pigulce/

 Pisząc maila z zaproszeniem na konferencję zwróć uwagę na jego temat – napisz w nim jasno, o co chodzi. Nie sil się na górnolotne zwroty. Temat:  Rozpoczynamy zbiórkę podpisów pod protestem w sprawie ….….. – konferencja w środę – to dobre sformułowanie.  W treści maila napisz, o co chodzi, kiedy i gdzie odbędzie się konferencja (organizatorzy często zapominają o podaniu miejsca spotkania albo dokładnego adresu – nie zrób tego błędu), kto weźmie w niej udział i nieco dokładniej opisz jej temat. Nie zdradzaj jednak wszystkich szczegółów – jeśli zbyt dokładnie opiszesz akcję w zaproszeniu, może nie zostać już zbyt wiele do powiedzenia podczas konferencji. 😉

7. Przywitaj się z dziennikarzami na początku konferencji. Rozpocznij spotkanie punktualnie, nie przedłużaj niepotrzebnie swoich wypowiedzi. Dobra konferencja to max. 20 minut. Po Waszych wypowiedziach zawsze jest czas na pytania od mediów – spokojnie odpowiedzcie na wszystkie, jeśli trzeba, powtórzcie kluczowe informacji kilkakrotnie. Kiedy sprawa jest skomplikowana, dobrze jest przygotować dziennikarzom krótkie zestawienie najważniejszych danych na piśmie i wręczyć je im podczas spotkania.

Jeśli na spotkanie przyjdzie tylko jeden dziennikarz – rozmawiaj z nim tak samo, jakby przyszły ich dziesiątki, i tym bardziej podziękuj mu za zainteresowanie. A po konferencji roześlij mailem pozostałym redakcjom komunikat prasowy – może zechcą z niego skorzystać.

8. Pamiętaj, dziennikarze mogą zrealizować materiał o Twojej sprawie, ale nie muszą. To oni i ich wydawcy decydują, co pojawi się w programie, gazecie czy na portalu. Bądź wdzięczny za materiał o Twojej aktywności, ale nie obrażaj się, jeśli go nie będzie. Nawet najwięksi medialni gracze nie zawsze mogą liczyć na to, że ich temat się przebije.

Konferencja prasowa to spotkanie z mediami, podczas którego rozmawiasz z dziennikarzami o tym, co w danym momencie jest dla Ciebie ważne. Dlatego zachowaj spokój i bądź sobą. Media wybaczą Ci przejęzyczenia czy drobne potknięcia – bo nie w tym rzecz. Bądź prawdziwy, autentyczny – i PRZYGOTOWANY.  Jeśli mówisz o serii spotkań – znaj ich terminy. Jeśli zapowiadasz zbiórkę podpisów – powiedz dokładnie, gdzie i kiedy będzie można się podpisać. Jeśli otwierasz nową siedzibę swojej organizacji – poinformuj konkretnie, kiedy będzie otwarta i kto może z niej korzystać.  Szanuj swoich odbiorców – dziennikarze są ich przedstawicielami w kontakcie z Tobą. Uda Ci się! 🙂